Reporte 3

Correspondencia 

Este es el tercer reporte de la capacitación de informática llamado correspondencia o combinar correspondencia . Aquí podremos crear cartas, sobres, etiquetas, etc, para mandarlo a cientos de destinatarios a través de correo electrónico. Para poder hacer esto es necesario seguir los métodos que vienen a continuación.

Para empezar, nos vamos a la ficha correspondencia, en el documento de word.

Nos vamos al grupo iniciar combinación de correspondencia. Hacemos clic en la primera opción y se desplazara una barra que tendrá la opciones para crear una carta, sobre, etiqueta, etc. Pero nos vamos a la ultima opción que es el asistente para crear el documento. Aquí es mas fácil  ya que es paso por paso.

 En el lado derecho de la pantalla saldrá la barra de asistente para crear el documento, ahí se muestran las opciones para crear cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc. Si ya tenemos nuestra opción le damos siguiente. En el paso 2 del asistente, tendremos la opción de diseñar nuestro documento, o lo podremos dejar en blanco para pasar al siguiente. En el paso 3, tendremos que seleccionar los destinatarios, los podemos tomar de una lista existente, o si tienes una cuenta en Outlook también los podemos seleccionar. Pero si no tenemos a los destinatarios hay que crear una lista nueva. En el siguiente paso, hay que escribir el contenido del documento. La podremos diseñar a nuestro gusto; bordes de pagina, color de pagina, tipo de letra, etc.  Después, seleccionamos una dirección a donde queramos que vaya el documento en bloque de direcciones. Aparecerá una ventana así:    

Aquí se seleccionaran las opciones de como queremos que aparezca escrito el destinatario. Si necesitamos que aparezcan mas datos del destinatario hacemos clic en asignar campos. 
Para el siguiente paso, el 5, se vera una muestra de como aparecerá el destinatario en la carta. Podremos realizar cambios a la carta como excluir al destinatario o editar la propia lista.

Ahora si, en el paso 6, se podrá combinar 

la carta que hemos hecho. Para hacer esto hacemos clic en editar cartas individuales, lo cual abrirá otro documento en donde aparecerá la carta que escribimos, pero a cada destinatario de nuestra lista. Así aparecerán las cartas  combinadas. Es lo mismo cuando necesitemos crear sobres o etiquetas, pero, tendremos que editar el sobre,  las etiquetas, etc. Espero que les sirva esta información. Después vendrá el reporte 4 que tratara del tema plantillas y temas.

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